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Grátis: Manual do regimento de uma Comissão de Formaturas.

Muito provavelmente, várias dúvidas serão levantadas  quando a galera decidir fazer a formatura. Um bom começo é conhecer para que serve cada cargo, como eleger os alunos e obviamente ler com muita atenção um estatuto ou regimento.  Saiba que muitas faculdades exigem este documento.

Estas questões devem ser consideradas, afinal, a comissão será a conexão e terá representatividade oficial entre as empresas contratadas para organizar a festa, o buffet e a empresa de fotografia e filmagem e toda a turma.

Veja como organizar uma comissão de formatura:

1. Formar a Comissão:

Organize uma reunião com os interessados em fazer parte do grupo. Atenção para o perfil da galera que irá assumir este compromisso importantíssimo para a vida acadêmica de muitas pessoas e envolve dinheiro e as famílias:

Opte por alunos organizados; comprometidos; e com boa comunicação e engajamento com a turma.

2. Número de Integrantes:

Para uma turma de 45 estudantes, é indicado um grupo com 6 pessoas e se a turma for maior: no máximo 10 integrantes.

Nossa experiência diz que o ideal é que a comissão esteja pronta 2 ou 3 anos antes da data de formatura para ter mais tempo para arrecadar os recursos necessários para a festa.

3. Em relação aos cargos:

Basicamente, a comissão é formada por um presidente, um vice, um secretário, um tesoureiro e um conselheiro. Comissões mais estruturadas possuem o pessoal da comunicação, do marketing digital, etc. Entenda qual o papel de cada um:

A) Presidente

Cargo de maior responsabilidade, pois  vai presidir as reuniões e autorizar as ações.  É o presidente também quem assina todos os contratos das futuras negociações. Por isso, é preciso que se trate de uma pessoa de extrema confiança da turma e da comissão.

B) Vice-presidente

Nas comissões modernas, o Vice acumula funções e pode atuar na comunicação ou no marketing entre outras. Na ausência do Presidente, ele substituirá as funções do mesmo.

C) Primeiro secretário

Deve ser uma pessoa organizada e competente. Tem o compromisso de manter a agenda da comissão em dia. Deve registrar todas as decisões e reuniões no livro de atas e colher as assinaturas.

D) Vice ou segundo secretário

Assim como o vice-presidente, esse cargo tem a  função de substituir o 1º secretário. É uma função opcional, requerido somente por turmas maiores ou com muitos compromissos.

E) Tesoureiro

Cuidará de todo o controle financeiro da comissão, pagamento de contratos e parcelas, arrecadação das mensalidades dos estudantes da turma e o balanço da conta bancária. Também ficará encarregado de manter um registro escrito de todas as negociações do grupo. Uma boa opção é pedir uma ajudinha para os amigos da administração ou da contabilidade se houver estes cursos na sua instituição. Se não, a galera da Status Formaturas, que sabe tudo sobre o assunto indica a solução para vocês!

ATENÇÃO: É importante frisar que, por assinar documentos de teor financeiro, o tesoureiro e o seu vice, necessitam de possuir uma situação regularizada junto à Receita Federal.

F) Vice-tesoureiro

Assessorar o Tesoureiro, com vistas a manter todas as contas, receitas e investimentos formatados e de maneira clara e transparente.

G) Conselheiros

Experiência é tudo! Convoque alunos veteranos para dar dicas, etc. A Status Formaturas – com mais de 20 anos de experiência – muitas vezes cumpre esta função assessorando as Comissões de ara que tudo dê certo!

4. Por onde começar?

Após a instauração da Comissão de Formaturas e a distribuição dos cargos, ainda é preciso tomar algumas medidas iniciais para que o grupo possa começar a exercer suas atividades.

BAIXE AQUI GRÁTIS A CÓPIA DO REGIMENTO DA COMISSÃO DA SUA FORMATURA

A) 1° ATO: O Estatuto

Uma das primeiras ações a serem tomada é a criação de um estatuto para que a Comissão possa agir como uma associação sem fins lucrativos e ser assim registrada no Cartório Civil de Pessoas Jurídicas.

O Estatuto é um documento formal que vai conter as normas definidas pela Comissão.  Somente assim, a Comissão passará a agir como uma pessoa jurídica e criar uma proteção legal sob seus membros e o mercado.

B) Demais Atos que devem ser discutidos na abertura dos trabalhos da Comissão:

. Apresentação dos integrantes da Comissão; ?a estrutura hierárquica e as funções, objetivos e metas de cada cargo;

. Os possíveis benefícios dos integrantes da comissão;

. O quorum de instalação e de deliberação da Comissão que vai resolver questões divergentes, caso necessário;

. Os estudantes que constituirão a associação e quais serão os seus direitos e deveres;

. A explicação sobre os prazos de pagamentos, com datas explicitadas e eventuais multas;

. A forma com a qual a comissão prestará contas à turma;

. O período de validade da constituição da Comissão de Formatura ( não acaba na festa não! Rs); ?

. O processo de dissolução da comissão;

. Quais serão os Canais de comunicação;

. Criação de um brasão ou logomarca;

. Criação do domínio na Internet na Comissão desenvolvimento das redes sociais e sites e etc.

Ufa! Com tudo isso definido, nosso último conselho é investir bastante na excelência da comunicação com os estudantes e com a divulgação de notícias, informações e eventos!

Por falar em eventos a Status colabora e registra todos os churrascos, festas e eventos para a galera. É só chamar! Boa sorte

Solicite a documentação e os compromissos abaixo para todas as empresas que irão participar da licitação da sua formatura.

Após credenciar as empresas que enviaram a documentação correta, a Comissão deve agendar as primeiras reuniões.

SOLICITAR DOCUMENTOS

Como escolher uma empresa especializada em Formaturas?

Vocês podem pensar que não existem formaturas SEM FOTOS! Mas, existem sim! Muitos formandos e suas famílias não têm condições de adquirir os álbuns por diversas situações, mesmo com empresas como a Status que parcelam em diversas vezes esta recordação inesquecível!

Infelizmente, assim como muitas festas também não se realizam devido ao não cumprimento do contrato ou por simplesmente desaparecerem, ou falirem, assim também é com algumas empresas de foto & filmagem. Como sabemos, a foto é um instantâneo de um momento único, não existe outro igual!

É como você casar e o fotógrafo não aparecer ou aparecer e por algum motivo: não registrar nada!

Eu sei, é triste falar sobre estas possibilidades. Sua formatura deveria ser TUDO DE BOM! Mas, para que tudo ocorra de maneira legal, analise estas dicas antes da Comissão assinar o Contrato de Formaturas.  

1. O QUE SÃO AS FOTOS DE FORMATURAS?

Trata-se do registro (foto, áudio e vídeo) da jornada dos formandos (individual e coletiva) em sessões realizadas em pontos específicos, estúdios, externamente e incluem também o Baile de Gala, a Colação de Grau e demais eventos.

2. DEFININDO UMA BOA EMPRESA DE FORMATURAS:

Como em todo segmento, existem vários tipos de empresas. Algumas querem fazer tudo: organizar, decorar, festa, buffet, fotografar, filmar, etc. Todo mundo sabe, a princípio isso parece prático e mais em conta, mas a verdade é que quem quer fazer tudo…acaba não conseguindo excelência EM TUDO!

Por este motivo, há 20 anos a Status Formaturas resolveu apenas fotografar e filmar todos os eventos e com isso consegue ter FOCO TOTAL na qualidade e nível de comprometimento e excelência com as Comissões. Este toque é importante, mas existem outras dicas que você e a Comissão de Formaturas devem fazer valer antes de assinar qualquer contrato. 

3. Definir a programação que será registrada:

A Comissão pode optar pela cobertura fotográfica apenas dos eventos indoor, como o Baile, Colação de Grau, etc. Ou a jornada inteira dos formandos durante a faculdade até o apagar das luzes da última pessoa a sair do baile. Rs Como dissemos acima, pode firmar contrato com uma empresa que faz TUDO, ou separadamente por ESPECIALIDADE.

4. Como fechar o Contrato?

A Comissão de Formaturas deve proceder como uma empresa, pois precisará prestar contas aos formandos posteriormente. Procurem fazer uma concorrência. 

1. Prospectem as empresas via indicação e o Google;
2. Informem vossos dados e solicitem os orçamentos. Este é o primeiro filtro. Pela demora na entrega da proposta e qualidade do atendimento, algumas empresas já são descredenciadas automaticamente;
3. Segundo filtro: avaliem o site da empresa, as Redes Sociais e o portal RECLAME AQUI para verificar a situação das mesmas e dar uma nota de avaliação de 0 a 10;
4. Terceiro filtro: verificar o CNPJ das empresas, solicitar certidões como a negativa e o número de funcionários registrados;
5. Quarto filtro: peça o WhatsApp de 3 a 5 comissões de formaturas recentes para trocar ideias sobre a prestação de serviços;
6. Quinto filtro: consiga com as empresas que sobraram uma oportunidade de visita à matriz para conhecer a infraestrutura das mesmas;
7. Efeito desempate: caso ocorra esta situação, solicita a apólice de seguro do seu contrato! Tirando isso, vale o menor custo.

Já está na hora de assinar? Não. Peça para um advogado ler o contrato. Pode ser o pessoal do curso de Direito da Faculdade ou o advogado do pai de um dos formandos, não importa. Faça o que uma empresa faria. 

Pronto. Pode fechar o contrato. Seu risco é zero!

Gostou? Então valorize estas dicas e nos permita o prazer de apresentarmos as nossas soluções para auxiliar a sua Turma a ter uma formatura TOP! Estamos a sua disposição.

Status Formaturas. A sua conquista, merece ter status.

Perguntas Frequentes

A Status é sua parceira na jornada da sua formatura. Confiram quais são as principais dúvidas dos formandos, anotadas em nossos 20 anos de história registrando as conquistas de formandos por todo o Brasil e inclusive em alguns países da América do Sul:

1. A comissão de formatura deve ser formada por quantos alunos?

Para representar uma turma de até 30 estudantes, a comissão de formatura pode ser composta por cinco alunos, que assumiriam os cargos de Presidente, Vice-Presidente, Tesoureiro e (primeiro e segundo) Secretários.

Já grupos maiores requerem, além desses, mais formandos, que farão parte do conselho deliberativo e serão responsáveis pela comunicação com os outros alunos e pela organização dos eventos pré formatura.

2. A comissão de formatura pode ser composta por estudantes de diferentes cursos?

Sim, e as funções devem ser distribuídas igualmente entre as turmas. Aliás, reunir em uma única ocasião, formandos de vários cursos é uma ótima ideia para diminuir o investimento financeiro que será feito por cada aluno, pois quanto maior o número de estudantes, menor é o custo individual da comemoração.

3. Com quanto tempo de antecedência a turma deve começar a pensar na formatura?

Alguns consultores de eventos sugerem que, logo ao entrar na universidade, os alunos já comecem a planejar o que desejam para a formatura.

No entanto, o comum é que isso seja feito somente no 3º ano do curso, pois este período é suficiente para arrecadar dinheiro (por mensalidades, rifas ou festa) e reservar os locais desejados.

4. O que deve ser checado no momento de formalizar o contrato com a empresa escolhida?

A primeira ação é verificar se as empresas contratadas são idôneas. Para isso, é indicado pedir a certidão negativa de cada companhia além de buscar referências e indicações de turma que tenham se formado anteriormente

5. Caso o aluno já tenha assinado o contrato individual da formatura, mas queira pedir transferência de universidade, o que ele deve fazer?

Este caso, ele deve enviar um comunicado por escrito à empresa responsável pela organização do evento, se possível já com as cópias dos documentos de transferência e solicitar a devolução dos pagamentos efetuados.

É necessário, também, analisar ser existe alguma cláusula contratual que não permita o reembolso desse montante. 

6. Quando iniciar o planejamento do convite?

Para evitar erros de ortografia e atraso na entrega dos convites, o ideal é que isso seja feito um ano antes das celebrações

7. Quem organiza o roteiro dos eventos que fazem parte da formatura?

Por meio de assembleias, a comissão de formatura verifica com os formandos quais eventos farão parte da celebração.

Depois dessa etapa, a empresa contratada para o cerimonial, junto da comissão, verifica como essas decisões podem ser viabilizadas.

8. É necessário providenciar convites individuais para a cerimônia de colação de grau?

A cerimônia de colação de grau é aberta ao público, portanto, os convites individuais não são necessários, salvo em algumas exceções, que podem envolver a capacidade do local escolhido para a sua realização.

Para evitar constrangimentos, os alunos devem se informar com a comissão de formatura.

9. Qual é a função do orador?

Ele é um formando eleito pela turma para representá-la por meio de um discurso que narre a trajetória dos estudantes desde o ingresso no curso até o momento da formatura.

10. Como eleger o patrono? E o paraninfo?

O patrono é uma autoridade ou um professor considerado como referência na área de atuação dos formandos. Já o paraninfo é o “padrinho” da turma, alguém bem próximo dos alunos.

11. Como funciona o prazo de entrega dos álbuns?

Aqui, precisamos entender algumas coisas: O prazo de entrega, não é o mesmo prazo da visita, ou seja, o primeiro contato que o nosso representante terá com o formando, não vai ser para entregar algo e sim para decidir quais fotos e quais tipos de materiais o formando irá optar, para então futuramente ser feito uma entrega

• Qual é o prazo para o consultor visitar o formando então, para ele poder escolher tudo isso?

No contrato está descrito que após a finalização de todos os eventos, dentro de um tempo hábil, nossos consultores estarão entrando em contato para apresentação das fotos! Não especificamos em contrato prazo exato para isso, pois é algo bem relativo, o que fazemos é seguir a logística de forma cronológica.

• Porque que eu falo ser bem relativo?

Simplesmente porque temos clientes que acabam de se formar e já querem adquirir o material, em contrapartida, outros, pedem para esperar um pouco mais, pois estão iniciando a jornada de trabalho e não possuem ainda condições de adquirir o álbum.

• O que a Status apresenta na primeira visita?

Nesse primeiro contato, o formando escolherá de modo virtual, por meio de uma plataforma, quais as fotos que deseja para a composição e encadernação do álbum. Os descartes de fotos ocorrem naturalmente no decorrer do processo de aquisição. Após a escolha das fotos, o formando deverá opinar pelo acabamento de proteção das fotos e qualidade da encadernação e álbum. 

12. Como é feita a diagramação das fotos nos álbuns?

As fotos seguem uma sequência cronológica baseada nos eventos da jornada do formando na instituição. 

13. Quais os tipos de materiais utilizados no acabamento dos álbuns?

A Status possuí uma grande linha de álbuns, para todos os gostos que utilizam desde materiais tradicionais até mais sofisticados.

O álbum mais popular, por exemplo, são com as fotos protegidas por invólucros plásticos.

Há outras opções como a encadernação do álbum no papel couchê, onde as fotos já no processo de impressão, são plastificadas com uma fina camada de verniz U.V. As fotos ficam mais brilhantes e as folhas mais leves e flexíveis, como se fosse um livro.

Já nos álbuns premiuns os formandos e seus familiares participam mais ativamente da montagem através do recebimento de até 3 opções de diagramação a seu gosto, através de nossa plataforma online exclusiva.

Nesse material o processo de impressão é diferenciado, por conta, da laminação especial realizada, deixando o material com aspecto de livro, porém com páginas mais duras e não flexíveis sendo o acabamento sem pinos aparentes

14. Como são os acabamentos das capas dos álbuns?

A Status Formaturas produz cinco tipos de capas, desde as mais tradicionais com a impressão da logo Status ou da Instituição ou uma imagem que remeta ao curso, até as personalizadas contendo a foto do formando ou até mesmo capas especiais amadeiradas ou em outros materiais exclusivos. Nossa produção própria tem na linha de montagem três tipos de estojos, desde o padrão, também representado com a logo ou imagem que remeta o curso, estojo acrílico, até o mais elaborado que seria o estojo luxo personalizado.

15. Como é a entrega dos álbuns após a escolha das fotos, acabamentos e estojo?

O próximo passo após a escolha do material e a conclusão do orçamento é o formando tomar conhecimento das opções de pagamento.

Dispomos de diversas formas de pagamento, a qual serão expostas de maneira clara e transparente por nossos representantes no momento da compra.

OBSERVAÇÃO IMPORTANTE: um dia após o fechamento do pedido, a Status Formaturas envia ao e-mail do formando o link do vídeo da formatura com os melhores momentos.

16. Em média, quanto tempo demora para chegar o Álbum da formatura?

Para álbuns que não forem diagramados, o prazo para finalização e entrega é de 90 a 150 dias após a data de aquisição.

No caso de álbuns diagramados, a Status Formaturas tem 90 dias para enviar ao formando a amostra do para aprovação. Após a aprovação da diagramação, corre o prazo de 90 a 150 dias para a entrega.

17. Queria saber o valor do meu álbum?

Não é possível definir de maneira antecipada o valor do álbum de formaturas, apenas e tão somente o valor das fotos, acabamentos e estojo são fixos e tabelados ou acordados no momento do fechamento do contrato com a Comissão. O valor final de um álbum personalizado, está diretamente ligado a quantidade de fotos que o formando escolhe e a definição dos acabamentos. Outro fator importante é, por exemplo, a forma de pagamento: a vista tem um bom desconto e a prazo a aquisição é acrescida naturalmente de juros.